Termeni și condiții

Acești termeni explică, pe cât de simplu am putut, cum funcționează DigiVest CRM (crm.digivest.ro), ce poți aștepta de la noi și ce așteptăm de la tine și de la organizația ta. Când spunem „noi”, ne referim la ADR Vest. Când spunem „tu”, ne referim la organizația ta și la persoanele care folosesc serviciul în numele ei. Dacă ceva nu e clar, scrie-ne și îți explicăm.

1. Cine suntem#

DigiVest CRM este oferit de ADR Vest (Agenția pentru Dezvoltare Regională Vest), coordonatorul (partenerul lider) al DigiVest EDIH. DigiVest EDIH este un Centru European de Inovare Digitală, cofinanțat de Uniunea Europeană prin Programul Europa Digitală și din fonduri naționale.

• Denumire: ADR Vest (Agenția pentru Dezvoltare Regională Vest)
• CUI: TBD
• Sediu: TBD
• Date de înregistrare: TBD
• Contact: TBD

Mai multe detalii despre noi găsești în pagina Informații legale.

Legătura cu contractul pe care l-ai semnat

Accesul la DigiVest CRM se acordă numai organizațiilor care au semnat deja cu ADR Vest un contract pentru servicii DigiVest EDIH. Accesul la CRM este unul dintre aceste servicii și este gratuit. Aspectele legate de ajutorul de stat sunt tratate în acel contract.

Acești termeni completează contractul semnat. Ei nu îl înlocuiesc. Dacă ceva din acești termeni (sau din documentele la care trimit) contrazice contractul semnat, se aplică contractul semnat.

2. Definiții#

• Serviciul: aplicația DigiVest CRM, disponibilă la crm.digivest.ro, împreună cu e-mailurile pe care le trimite și conexiunile pe care le oferă (de exemplu, conectarea unui asistent AI prin MCP).
• Organizația: firma (IMM-ul) care a semnat contractul cu ADR Vest și pentru care s-a creat un spațiu în serviciu.
• Fondatorul: persoana invitată de DigiVest care creează organizația în aplicație și devine primul ei administrator.
• Administratorul organizației: un utilizator cu rolul de administrator în organizație.
• Utilizatorul: orice persoană care are cont în organizație, indiferent de rol (administrator, consultant sau membru care poate scrie, vizualizator care poate doar citi).
• Conținutul: tot ce introduce sau încarcă organizația în serviciu: clienți, persoane de contact, note, interacțiuni și întâlniri, sarcini, calendar, documente și fișiere, câmpuri personalizate, etape Kanban și istoricul lor.
• Contractul semnat: contractul pentru servicii DigiVest EDIH încheiat între organizație și ADR Vest.
• Acordul de prelucrare a datelor (DPA): documentul Acord de prelucrare a datelor, care face parte din acești termeni.

3. Contul și organizația#

Cum se obține acces

Nu există înregistrare publică. DigiVest invită fondatorul unei organizații. Fondatorul primește pe e-mail un link, își alege parola, creează organizația în aplicație (alege modulele, etapele și aspectul vizual) și devine administratorul ei. Apoi administratorii organizației își invită colegii și le aleg rolul.

Cine acceptă acești termeni

Fondatorul acceptă acești termeni și acordul de prelucrare a datelor în numele organizației. Prin acceptare, fondatorul confirmă că are dreptul să reprezinte organizația. Fiecare utilizator acceptă termenii de utilizare înainte să folosească aplicația prima dată și este informat despre Politica de confidențialitate.

A cui sunt contul și conținutul

Contul organizației și conținutul ei aparțin organizației, nu persoanei care le-a creat. Dacă fondatorul pleacă din firmă, organizația rămâne a firmei, iar administratorii ei decid cine are acces.

Ce ține de organizația ta

Organizația ta răspunde de:

• cine are cont și ce rol primește, precum și de retragerea accesului pentru cei care nu mai lucrează cu voi;
• tot ce fac utilizatorii ei în serviciu;
• păstrarea parolelor în siguranță. Nu le împărțiți între colegi: fiecare persoană are contul ei;
• autentificarea în doi pași (MFA). Este activă implicit pentru fiecare organizație. Un administrator o poate opri pentru organizația lui, dar atunci organizația își asumă riscul suplimentar;
• asistenții AI pe care utilizatorii îi conectează la contul lor (vezi mai jos).

Dacă afli că cineva a intrat într-un cont fără drept, anunță-ne imediat la adresa de contact pentru securitate (TBD).

Asistenți AI conectați prin MCP

Un utilizator își poate conecta la cont un asistent AI ales de el (de exemplu Claude), prin Model Context Protocol (MCP) și OAuth. Asistentul lucrează cu drepturile contului respectiv și după termenii furnizorului lui. Noi nu controlăm acel asistent, nu răspundem pentru ce face și nu este persoana noastră împuternicită (subprocesator). Câmpurile pe care organizația le marchează ca sensibile nu sunt trimise prin MCP: asistentul vede doar numele câmpului, fără valoare.

4. Perioada gratuită de 6 luni#

Serviciul este gratuit timp de 6 luni de la data la care organizația a fost creată în aplicație. Regula de mai jos este cea care se aplică acum. O putem ajusta, dar numai după ce te anunțăm cu cel puțin 30 de zile înainte.

Nu trecem niciodată automat o organizație pe un plan cu plată. Dacă vom avea în viitor o ofertă cu plată, o vom anunța cu cel puțin 30 de zile înainte, iar ea se va aplica doar dacă organizația o acceptă explicit, printr-un acord nou.

5. Datele tale#

• Datele sunt ale organizației. Nu dobândim niciun drept asupra conținutului, în afara celui de a-l stoca și prelucra ca să îți oferim serviciul.
• Prelucrăm conținutul doar la instrucțiunile organizației. Pentru conținut, organizația este operator, iar ADR Vest este persoană împuternicită. Regulile sunt în acordul de prelucrare a datelor, care face parte din acești termeni.
• Nu vindem date. Nu afișăm reclame și nu folosim datele tale pentru publicitate.
• Nu antrenăm modele AI cu conținutul tău. Pe această instanță nu există nicio funcție AI integrată care să prelucreze datele organizației.
• Datele de cont (nume, e-mail, rol) le prelucrăm ca operator, așa cum explică Politica de confidențialitate.
• Raportarea în program. Participarea organizației în DigiVest EDIH este raportată așa cum prevede contractul semnat. Detalii: TBD.

Exportul datelor și schimbarea furnizorului

Organizația poate pleca oricând cu datele ei, fără costuri, așa cum prevede Regulamentul (UE) 2023/2854 privind datele (Data Act), capitolul VI.

• Cum ceri exportul. Astăzi, exportul complet se face la cerere: scrie-ne la adresa de contact (TBD). Lucrăm la un export pe care administratorii să îl poată face singuri din aplicație, dar acesta nu există încă.
• Ce primești. Fișiere CSV cu înregistrările (clienți, persoane de contact, note, interacțiuni, sarcini, calendar, câmpuri personalizate, etape și istoric) și fișierele încărcate, în forma lor originală.
• În cât timp. În cel mult TBD zile de la cerere.
• Ce nu exportăm. Datele de securitate ale conturilor (hash-urile parolelor și secretele MFA), pentru că nu au folos în alt sistem și ar crea un risc.
• Perioada de recuperare. După încetarea accesului, ai la dispoziție cel puțin 30 de zile ca să îți recuperezi datele. Apoi le ștergem complet.
• Fără blocaje. Nu cerem preaviz pentru a începe exportul și nu taxăm schimbarea furnizorului.

6. Utilizare acceptabilă#

Vrem ca serviciul să rămână sigur și util pentru toate organizațiile. De aceea, nu ai voie să folosești serviciul pentru:

• conținut ilegal: de exemplu, materiale care încalcă drepturile altora (drepturi de autor, mărci, viață privată), conținut care incită la ură sau violență, materiale de abuz sexual asupra copiilor, înșelăciuni;
• programe malware, viruși sau orice cod menit să strice, să spioneze sau să preia controlul unor sisteme;
• phishing sau alte încercări de a obține parole, date de plată sau date personale prin înșelăciune;
• spam, inclusiv prin e-mailurile de notificare pe care serviciul le poate trimite clienților tăi. Trimite notificări doar persoanelor care se așteaptă să le primească;
• teste de securitate (scanări, teste de penetrare, încercări de a ocoli autentificarea sau izolarea dintre organizații) fără permisiunea noastră scrisă;
• extragerea automată a datelor (scraping) sau supraîncărcarea serviciului, de exemplu prin cereri automate în volum mare;
• revânzarea, închirierea sau cedarea accesului către alte firme.

Date sensibile

Organizația poate stoca în serviciu și date sensibile: categorii speciale de date în sensul articolului 9 din GDPR (de exemplu, date despre sănătate, în cazul unei clinici) sau alte date sensibile, precum codul numeric personal (CNP). În acest caz, organizația:

• este operatorul acelor date și trebuie să aibă propriul temei legal, inclusiv o excepție din articolul 9 alineatul (2) din GDPR (de exemplu, litera h, pentru asistența medicală);
• respectă condițiile din Legea 190/2018, inclusiv articolul 4 pentru prelucrarea CNP;
• decide cine are acces și marchează câmpurile personalizate sensibile ca atare. Câmpurile marcate sensibile nu sunt trimise prin MCP și sunt lăsate în afara raportului tipărit;
• evaluează dacă are nevoie de o evaluare a impactului asupra protecției datelor (DPIA). Te ajutăm cu informațiile pe care le avem, așa cum spune acordul de prelucrare a datelor.

7. Raportarea conținutului ilegal și punctul de contact#

Serviciul stochează informații la cererea organizațiilor, deci ne aplicăm regulile din Regulamentul (UE) 2022/2065 privind serviciile digitale (DSA) pentru serviciile de găzduire.

Punctul unic de contact

Autoritățile din statele membre, Comisia Europeană și utilizatorii ne pot scrie la punctul unic de contact: TBD (e-mail). Ne poți scrie în limba română sau în limba engleză.

Cum ne semnalezi conținut ilegal

Oricine poate semnala conținut pe care îl consideră ilegal, la adresa TBD. Ca să putem acționa, notificarea ar trebui să conțină:

• de ce consideri că acel conținut este ilegal;
• unde se află exact (adresa paginii sau o descriere care ne permite să îl găsim);
• numele și adresa ta de e-mail (nu sunt necesare dacă semnalezi materiale de abuz sexual asupra copiilor);
• o declarație că informațiile din notificare sunt, după știința ta, corecte și complete.

Îți confirmăm primirea, analizăm notificarea cu atenție și obiectivitate și îți spunem ce am decis. Nu folosim sisteme automate pentru aceste decizii. Nu verificăm din proprie inițiativă conținutul organizațiilor.

Dacă restricționăm conținut sau un cont

Dacă eliminăm sau blocăm conținut, ori suspendăm un cont sau o organizație, îi trimitem organizației o expunere de motive clară: ce am restricționat, de ce, pe ce se bazează decizia (lege sau acești termeni) și cum o poate contesta. Ne poți răspunde la aceeași adresă și reanalizăm decizia. Dacă aflăm de o infracțiune care pune în pericol viața sau siguranța cuiva, anunțăm autoritățile, așa cum cere legea.

8. Disponibilitate și asistență#

Facem tot ce putem ca serviciul să funcționeze bine și fără întreruperi, dar îl oferim „așa cum este” și „în măsura în care este disponibil”. Nu garantăm un anumit timp de funcționare și nu oferim un acord privind nivelul serviciului (SLA).

• Uneori facem lucrări de întreținere sau actualizări, care pot întrerupe serviciul pentru scurt timp.
• Pentru întrebări și probleme, scrie-ne la adresa de asistență: TBD.
• Fiecare modificare a aplicației trece prin teste automate înainte să ajungă la tine. Detalii în pagina Securitate.

9. Suspendare și încetare#

Suspendare

Putem suspenda accesul unui utilizator sau al unei organizații numai dacă:

• serviciul este folosit abuziv sau împotriva regulilor de utilizare acceptabilă;
• există un risc de securitate pentru organizație, pentru alte organizații sau pentru serviciu;
• primim un ordin al unei autorități sau al unei instanțe.

Te anunțăm înainte, cu motivul, cu excepția situațiilor în care legea ne interzice sau riscul este prea mare ca să așteptăm. În acest caz, te anunțăm imediat după. Suspendarea durează doar cât este nevoie.

Încetare

Accesul organizației încetează:

• la sfârșitul perioadei gratuite, după calendarul din secțiunea 4;
• când organizația ne cere să îi închidem contul;
• când încetează contractul semnat (TBD: de corelat cu modelul de contract);
• după o încălcare gravă sau repetată a acestor termeni, pe care organizația nu a remediat-o după ce i-am cerut.

Ce se întâmplă cu datele

La încetare, organizația are cel puțin 30 de zile ca să își exporte datele (secțiunea 5). Apoi ștergem organizația și datele ei. Copiile de siguranță expiră în cel mult TBD zile. Nu păstrăm conținutul după aceste termene, cu excepția cazului în care legea ne obligă.

10. Modificări ale serviciului și ale termenilor#

Serviciul evoluează: adăugăm funcții, schimbăm altele și, uneori, renunțăm la unele. Dacă o schimbare reduce semnificativ ceea ce folosește organizația ta, te anunțăm din timp.

Dacă modificăm în mod important acești termeni, Politica de confidențialitate sau acordul de prelucrare a datelor, te anunțăm pe e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte, iar noua versiune trebuie acceptată din nou în aplicație. Dacă nu ești de acord, poți înceta să folosești serviciul și îți poți exporta datele. Modificările mici (corecturi, clarificări care nu schimbă drepturi sau obligații) le publicăm direct. Toate modificările apar în „Istoricul modificărilor”, la finalul fiecărei pagini.

11. Răspundere#

Serviciul se adresează firmelor, nu consumatorilor. În măsura permisă de lege:

• răspunderea totală a ADR Vest față de organizație, pentru orice pretenție legată de serviciu, este limitată la TBD;
• nu răspundem pentru pagube indirecte, precum profitul nerealizat sau pierderea oportunităților de afaceri;
• nu răspundem pentru serviciile terților pe care organizația sau utilizatorii ei le conectează singuri (de exemplu, asistenții AI conectați prin MCP), nici pentru felul în care acestea folosesc datele primite.

Aceste limitări nu se aplică dacă paguba a fost cauzată cu intenție sau din culpă gravă, așa cum prevede articolul 1355 din Codul civil, și nici în alte situații în care legea nu permite limitarea răspunderii. Dacă acești termeni contrazic contractul semnat în privința răspunderii, se aplică contractul semnat.

Organizația răspunde pentru conținutul ei și pentru felul în care folosește serviciul, inclusiv pentru existența unui temei legal pentru datele pe care le introduce.

12. Proprietate intelectuală#

Aplicația, codul ei, denumirea DigiVest CRM și elementele grafice ale serviciului aparțin ADR Vest sau celor care ni le-au licențiat. Îți acordăm un drept de a folosi serviciul pe durata accesului, neexclusiv și netransmisibil, doar pentru activitatea organizației tale.

Conținutul rămâne al organizației. Ne acorzi doar dreptul de a-l stoca, afișa, copia (inclusiv în copii de siguranță) și transmite, în măsura în care este necesar ca să îți oferim serviciul. Logoul organizației îl afișăm acolo unde aplicația îl folosește, inclusiv în pagina publică de invitație.

Dacă ne trimiți sugestii sau idei despre serviciu, le putem folosi pentru a-l îmbunătăți, fără obligații față de tine.

13. Lege aplicabilă și litigii#

Acești termeni sunt guvernați de legea română. Dacă apare o neînțelegere, încercăm mai întâi să o rezolvăm amiabil: scrie-ne și îți răspundem. Dacă nu ajungem la o înțelegere, litigiul va fi soluționat de instanțele competente din Timișoara, de la sediul ADR Vest.

14. Limba#

Acești termeni sunt scriși în limba română. Dacă vom publica și o traducere, în caz de neconcordanță se aplică textul în limba română.

15. Contact#

• Întrebări generale și asistență: TBD
• Aspecte juridice: TBD
• Protecția datelor (responsabilul cu protecția datelor): TBD
• Securitate și raportarea vulnerabilităților: TBD
• Raportarea conținutului ilegal și punctul unic de contact (DSA): TBD

Istoricul modificărilor#

• 20 octombrie 2026: prima versiune.